Praktičan primer – Obično se radi o dokumentima koji su neophodni radi sklapanja braka ovde u Italiji; dakle izvod iz matične knjige rođenih i odobrenje (tzv.nulla osta) za stupanje u brak. Ove dokumente je neophodno overiti, jer se drugačije ne može preći na tzv.proceduru “autosertifikovanja”.
Italijanski zakon uopšteno gledano prepoznaje “autosertifikovanje” kao alternativnu mogućnost radi predavanja zahteva i izdavanja potvrde, prepoznajući i potvrđujući određene okolnosti ili aktove. Zakon br. 15 iz 1968.god., zajedno sa sledećim modifikama i dopunama, predviđa da osoba samostalno može da napravi potvrdu i izjavi pod svojom odgovornošću da ima određene dokumente, zamenjujući tako potvrde koje bi drugačije trebalo pojedinačno zatražiti od svake odgovorne službe. Citirani zakon dozvoljava opšte korišćenje ove prakse radi uštede vremena i pojednostavljavanja administrativne procedure koja međutim ne važi za strane državljane u smislu da oni praktično ne mogu da podnesu ove potvrde, tj.da se “autosertifikuju”. Takva mogućnost je predviđena samo u slučaju “autosertifikacije” činjenica, statusa, aktova i okolnosti koje su već službeno zabeležene i poznate određenoj javnoj službi u Italiji.
Član 2 pravilnika o primenama je konačno pojasnio situaciju: s jedne strane se ova materija uređuje, a s druge strane se zabranjuje (od kada je na snagu stupio isti pravilnik) korišćenje procedure “postavljene u praksi” koja međutim nije uređena nijednom normom.
Nekada je zakon tolerisao sertifikat koji se koristio u Italiji i koji je bio preveden direktno na nacionalnoj teritoriji.
Ova norma, u stavu 1, predviđa da: “Strani državljani koji regularno borave u Italiji mogu da iskoriste “zamenske” izjave predviđene članovima 2 i 4 Zakona 15/68, ali je to predviđeno samo u slučaju potvrđivanja statusa, činjenica i ličnih kavliteta koje italijanski javni ili privatni subjekti mogu da overe ili potvrde, ili odredbe Jedinstvenog teksta ili pravilnika o primenama koje predviđaju podnošenje ili vađenje specifičnih dokumenata.
Drugim rečima strani državljanin može – pod istim uslovima kao i italijanski državljanin – da samostalno potvrdi određene okolnosti, ali pod uslovom da su iste već službeno poznate i zabeležene u kompetentnoj italijanskoj javnoj službi.
Praktičan primer – Ako je sin stranih državljana rođen u Italiji, njegovo rođenje će se sigurno registrovati, tj.neće se podnositi zahtev za izvod iz matične knjige rođenih zato što se tako nešto registruje u anagrafu u Italiji.
Drugačija je stvar ako je dete rođeno u inostranstvu, jer se u tom slučaju rođenje u Italiji neće moći registrovati zato što tako nešto nije službeno predviđeno ni u kojoj javnoj službi u Italiji.
U ovim slučajevima se primenjuje regola predviđena stavom 2 člana 2 pravilnika o primenama koji kaže da se: “Status, činjenice i lični kavliteti drugačiji od onih navedenih u stavu 1 mogu dokumentovati (osima ako međunarodne konvencije ne odrede drugačije) putem potvrda ili sertifikata koje izdaju odgovorne vlasti strane zemlje. Ovi dokumenti moraju da se prevedu na Italijanski jezik, a mora da ih overi konzulatska vlast Italije koja potvrđuje podudaranost i poreklo istih. Konzulat mora da upozori zainteresovanog da se predavanje lažnih dokumenata ili aktova prema italijanskom zakonu smatra prekršajem.”
Drugim rečima, drugi deo norme kaže da ono za šta ne može da se preda potvrda mora da se izvrši putem dokumenata koji moraju da se overe.
Procedura overavanja predviđa zatražiti i dobiti sertifikat od kompetentne vlasti matične zemlje koji prethodno mora da prevede osoba za to ovlašćena u italijanskom konzulata. Prevedeni sertifikat se zajedno sa originalom predaje italijanskom konzulatu, a zatim overava.
Šta znači overiti neki dokument? Italijanski konzulat mora da verifikuje da li je određeni sertifikat formalno izdat poštujući zakon matične zemlje tj. da li ga je izdala kompetentna služba te zemlje.
Overavanje dokumenata je obavezno, zato što u Italiji niko ne bi mogao realno da zna i verifikuje da li je neki dokument koji dolazi iz strane službe efektivno validan. Jedina služba koja poznaje zakone neke strane zemlje je italijanski konzulat koji ima svoje sedište u nekoj određenoj zemlji.
Procedura overe dokumenata je u stvari složenija od našeg sintetičnog komentara i nema za cilj samo verifiku sertifikata, nego cilja da verifikuje da li je osoba koja ga je potpisala ovlašćena za tako nešto.
Praktičan primer – Sertifikat koji izdaje opština u kojoj je stranac rođen ne može da se odnese direktno u italijansku ambasadu. Isti sertifikat prethodno mora da overi vlast strane zemlje. Obično se radi o ministarstvu spoljnih poslova. Italijanski konzulat u Rumuniji, na primer, ne poznaje sve potpise službenika opštinskih kancelarija i kao posledica toga, pre nego što se sertifikat odnese na overu i prevod, mora da se overi u ministarstvu spoljnih poslova te zemlje.
Overavanjem se potvrđuje da je taj dokument izdat poštujući zakon te zemlje i da ga je izdala osoba koja je za to i ovlašćena. Posle svih ovih koraka moguće je dobiti potvrdu koja važi u Italiji.
Nije moguće direktno u Italiji nastaviti sa prevodom potvrde koja prethodno nije bila overena u italijanskom konzulatu u zemlji porekla.
Dokumenti poslati iz inostranstva, ali ne i overeni i prevedeni u Italiji, ne mogu da se smatraju validnima u Italiji, zato što je sada norma jasna i ne može da se povuče.
Alternativni put. Konzulatska predstavništva u Italiji
Moramo da kažemo da postoji alternativna praksa koja se sve više primenjuje u mnogim zemljama.
U mnogim okolnostima potvrdu mogu da izdaju i ambasade stranih zemalja koje postoje u Italiji.
Ova procedura se, iako nije predviđena državnim zakonom, prepoznaje kao alternativna.
Ispravno je smatrati da je konzulatsko predstavništvo neke strane zemlje u Italiji po definiciji administrativni terminal svih službi te zemlje.
Ova solucija bi mogla da izgleda mnogo jednostavnija i komodnija, ali u stvari nije tako.
Konzulatska predstavništva u Italiji ne izdaju potvrde direktno na zahtev zainteresovanih osoba. Konzulatska predstavništva u Italiji traže od zainteresovanih da pokažu potvrde izdate u zemlji porekla (ne prevedene ili ne overene) posle čega ih izdaju prevedene direktno na Italijanski jezik. U tom slučaju se potvrda svakako mora overiti, jer drugačije nijedna javna služba u Italiji ne može direktno da verifikuje da li je ista validna ili ne. Prvo je potrebno zatražiti overu potpisa službenika u prefekturi odgovornog na teritoriji.
Kako italijanska ambasada u inostranstvu mora bar da prepozna potpise ovlašćenih službenika u ministarstvu spoljnih poslova ugošćene zemlje na osnovu kojih se dokazuje validnost potvrda izdatih u toj zemlji, tako je i za potvrde izdate u konzulatskim predstavništvima u Italiji potrebno nastaviti sa prepoznavanjem potpisa u prefekturama.
Ova alternativna procedura nije manje “mehanička” niti ekonomičnija, ali je manje-više korisna za direktno zainteresovane osobe.
Postoji međutim jedan ekonomičniji način (i sa vremenske i sa novčane tačke gledišta) putem kojeg je moguće izbeći proceduru overe dokumenata.
Apostilja
Ova mogućnost generlno ne postoji, nego je predviđena samo za državljane onih zemalja koje su potpisale Hašku Konvenciju 5.oktobra 1961.god. koja se odnosi na ukidanje overe javnih aktova stranih državljana. Konvencija se godinama menjala i počela je da se primenjuje u mnogim zemljama, a predviđa da – državljani zemalja koje su potpisale ovu konvenciju – ne moraju da overavaju dokumente u konzulatima, jer se overa može zameniti tzv. apostiljom (napomenom).
Šta je apostilja?
Radi se o posebnoj napomeni koja mora da se zabeleži na originalnoj potvrdi koju izdaju odgovorne vlasti zainteresovane zemlje, vlasti koja predviđa zakon o overi istog tratata.
Apostilja, dakle, zamenjuje overu dokumenata u ambasadi: na primer, ako neka osoba mora da preda izvod iz matične knjige rođenih koji treba da važi u Italiji i živi u zemlji koja je potpisala ovu konvenciju, ne mora da ide u italijansku ambasadu i zatraži overu dokumenta, nego može da se obrati unutrašnjim vlastima te zemlje (koje su predviđene aktom potpisivanja iste konvencije) kako bi se potvrdi dodala tzv.apostilja. Posle toga ovaj dokument mora da se prizna u Italiji, zato što je i Italija potpisala ovu konvenciju i na osnovu italijanskog zakona taj dokument se mora smatrati validnim, čak iako je napisan na jeziku te zemlje, zato što će biti dovoljan prevod koji se pravi čak i u Italiji i koji važi pred italijanskim vlastima.
Preciziramo da se konvencija posebno odnosi na ukidanje overavanja javnih aktova stranaca među koje spadaju, zbog jasnog predviđanja konvencije, dokumenti koje izdaje vlast ili službenik koji radi pri državnoj administraciji, kao što je na primer javni ministar, kancelar, pravnik, a od dokumenata se misli na administrativne dokumente, pravne aktove, službene izjave o registrovanju, vize sa određenim datumom, provere potpisa koji se nalazi na privatnom aktu, dok se međutim ne primenjuje na dokumente koje izdaje diplomatski ili konzulatski predstavnik, kao što su administrativni dokumenti koji se odnose na neku trgovačku ili carinsku operaciju.
Kao što smo videli, sve tradicionalne potvrde koje se odnose na porodicu se mogu koristiti direktno na maternjem jeziku stranca dodajući tzv.apostilju, ali se odnosi samo na državljane koji dolaze iz zemalja koje su potpisale konvenciju.
Dakle, dokumenti koji ne bi morali da se overe putem podnošenja zahteva i beleženja tzv.apostilje direktno od strane unutrašnjih vlasti države porekla su mnogobrojni. Pre svega se radi o dokumentima koji se normalno odnose na rodbinske odnose, porodične veze tj.sve situacije koje se u suštini odnose na skoro sve doseljenike.
Izuzimajući evropske zemlje, koje se pozivaju čak i na sledeće unutrašnje konvencije Evropske Zajednice, navešćemo sada zemlje koje su potpisale konvenciju, a pozivamo se na dodatni tekst Konvencije i aktove overe radi individuiranja odgovornih vlasti u svakoj zemlji radi dodavanja apostilje:
Japan
Jugoslavija
Švajcarska
Turska
Argentina
Armenija
Australija
Belize
Brunej
Kipar
El Salvador
Rusija
Izrael
Letonija
Liberija
Litvanija
Malawi
Malta
Meksiko
Panama
Češka Republika
Rumunija
San Christofer i Nevis
San Marino
Sejšeli
Sjedinjene Američke Države
Južna Afrika
Mađarska
Venecuela
Antigva i Barbuda
Bahami
Barbados
Belorusija
Bosna i Hercegovina
Bocvana
Hrvatska
Fidži
Lesoto
Makedonija
Mauricijus
Slovenija
Švedska
Surinam
Tongo
Mnoge od ovih zemalja su od osnovnog interesa za Italiju pod profilom doseljeništva. Nadamo se da će ovu konvenciju da potpišu još mnoge zemlje, zato što bi tako nešto moglo da pojednostavi život njihovih državljana ovde u Italiji.
One koji su zainteresovani za odgovorne kancelarije svake pojedinačne zemlje koje su ovlašćene za beleženje tzv.apostilju pozivamo da pročitaju tekst o pojedinačnim zakonima o overavanju.